Orta ölçekli bir Avrupa şirketinin satın alma yöneticisi her hafta tedarikçi başvurusu alır. Çoğu bir dakika içinde silinir. Elemeden geçenler aynı özellikleri paylaşır ve bunların fiyatla pek ilgisi yoktur.
Eleme hızlıdır, çünkü yönetici henüz ürününüzü değerlendirmiyordur. Size vakit harcamanın riskini değerlendiriyordur. Bunu anlamak, ilk mesajı nasıl yazacağınızı ve göndermeden önce ne hazırlayacağınızı değiştirir.
Alıcı cevap vermeden önce neye bakar
Bunu sizden yasal olarak alabilir miyiz?
Çoğu ürün grubunda bu, tanınan bir uygunluk yolu demektir: geçerli olduğu yerde CE işareti, madde ve eşyalar için REACH uyumu, gıdayla temas eden her şey için gıda güvenliği belgesi ve sektöre özgü standartlar. Alıcı ilk e-postada belgelerin kendisini istemez; hangilerinin geçerli olduğunu bildiğinizi ve onlara sahip olduğunuzu görmek ister. Alıcının ne istediğini sormak zorunda kalan tedarikçi bir seçenek değil, bir projedir.
İki yıl sonra hâlâ var olacak bir şirkete benziyor musunuz?
Alıcının dilinde ya da İngilizce, gerçek ürünler, gerçek fotoğraflar, adres ve isimli bir iletişim kişisi olan bir web sitesi. Kontrol edilebilir bir şirket kaydı ve vergi numarası. Tercihen alıcının bölgesinde ya da sektöründe referanslar. Bunların hiçbiri zor değildir; yokluğu yalnızca elenmenin en hızlı yoludur.
Bu tedarikçiyle çalışmak kolay olacak mı?
Bu, mesajın kendisinden anlaşılır. Doğru kişiye mi yazılmış? Alıcının işi hakkında mı, yalnızca sizinki hakkında mı? Belli soruları, minimum miktar, termin, teslim şartı, üç yazışma gerektirmeden cevaplıyor mu? Net bir sonraki adım öneriyor mu?
Ne kadar hızlı cevap veriyorsunuz?
Avrupalı alıcılar cevap süresini teslimat performansının ön izlemesi olarak okur. Tam cevap daha uzun sürecek olsa bile her soruya bir iş günü içinde dönmek, çoğu ihracatçının sandığından daha önemlidir.
İlk e-postadan önce "tedarikçi dosyasını" hazırlayın
İngilizce ve mümkünse alıcının dilinde, istendiğinde bir saat içinde gönderebileceğiniz kısa bir belge seti hazırlayın: iki sayfalık şirket profili, spesifikasyonlu ürün kataloğu, kopyalarıyla belge listesi, standart ambalaj verileri, Incoterm ve ödeme dahil standart koşullar ve iletişim izni olan iki üç referans. Bunun hazır olması, aynı gün verilen cevapla bir haftaya uzayan "size döneceğiz" arasındaki farktır.
İlk mesajı kendiniz için değil, okuyan için yazın
İlk e-posta şirket tarihçesinin yeri değildir. Tek işi vardır: cevap kazanmak. Avrupalı endüstriyel ve perakende alıcılarda işe yarayan bir yapı:
Neden onlar. İşlerine baktığınızı gösteren tek cümle: sattıkları bir ürün hattı, hizmet verdikleri bir pazar, duyurdukları bir şey.
Ne sunduğunuz, somut olarak. Ürün grubu, onların bağlamında önemli olan bir iki özellik ve birkaç kelimeyle uygunluk durumu.
Kontrolü kolay kanıt. Sektörlerinde ya da bölgelerinde bir müşteri, bir belge, bir kapasite rakamı.
Pratik bilgiler. Minimum miktar, termin, teslim esası. Alıcılar bir görüşmenin mümkün olup olmadığına bunlarla karar verir.
Tek bir sonraki adım. Kısa bir görüşme ya da numune. Bir zaman önerin.
İki yüz kelimenin altında tutun. İstenmedikçe ek göndermeyin; kataloğa bağlantı verin. Sade İngilizce yazın; makine çevirisi pazarlama metni gibi okunan bir mesaj başlı başına bir sinyaldir.
Varsayacakları ticaret koşullarını bilin
Avrupalı alıcıların çoğu teslim fiyatıyla düşünür. Fabrika teslim verirseniz kafalarında teslim maliyetine çevirirler, çoğu zaman yanlış. Tesislerine DAP ya da DDP vermek, ya da en azından gösterge niteliğinde bir teslim rakamı eklemek bir tur soruyu ortadan kaldırır ve sizi mevcut tedarikçileriyle karşılaştırılabilir kılar. İlişki oturduktan sonra fatura tarihinden otuz ila altmış gün vade yaygındır; ilk siparişte avans artı sevkiyat öncesi bakiye normaldir ve anlaşılır, özellikle ileride kredi sigortalı bir alternatif sunarsanız.
Sürece ve takvime saygı gösterin
Bir Avrupa şirketinde tedarikçi kabulü çoğu zaman bir anket, bir kalite denetimi ya da öz değerlendirme ve numune onayı içerir. Aylar sürebilir. Sürecin ne olduğunu ve neresinde olduğunuzu erkenden sorun, her adımı zamanında teslim edin. Kararların aralığın son iki haftasında, Güney Avrupa'da ağustosta ve Paskalya civarında nadiren alındığını da bilin; sessizliği ret olarak okumak yerine takiplerinizi buna göre zamanlayın.
Araştırma ilk teması nerede mümkün kılıyor
Yukarıdakilerin hepsi yazmadan önce alıcıyı tanımaya bağlıdır: ne sattıkları, hangi pazarlara hizmet verdikleri, tedarikçilerden ne istedikleri, satın almadan kimin sorumlu olduğu. Bunu tek bir şirket için bulmak bir saat sürer. Yeni bir pazarda yüz şirket için bulmak, çoğu ihracatçının genel mesajlara geri düşmesinin sebebidir. Outfound tam bu adım için kuruldu: her şirketi canlı web üzerinde araştırır, profilinize neden uyduğunu kaynaklarıyla açıklar ve ilk mesajı bu kanıttan yazar; alıcıya elemeden geçen bir mesaj ulaşır.
