Yurtiçinde "proforma fatura" çoğu zaman muhasebe programında kesilen bir ön faturadır. İhracatta ise proforma (proforma invoice) alıcının siparişe, bankasına ya da ithalat iznine dayanak yaptığı belgedir: alıcı onu okuyup fiyatı, teslim şeklini ve ödeme koşulunu kabul eder; akreditif açacaksa bankası bu belgeye bakar. Bu rehberde ihracat teklifinde ve proformada olması gereken alanları, Incoterms 2020 kurallarını, ödeme şekillerini ve İngilizce bir örnek proforma düzenini anlattık. Vergi ve gümrük tarafında yalnız resmî kaynağa dayanan noktaları yazdık; kendi durumunuz için muhasebeciniz ve gümrük müşavirinizle kontrol edin.
Rehberin içeriği
- Teklif, proforma ve ticari fatura farkı
- Proformada olması gereken alanlar
- Incoterms 2020: teslim şeklini doğru yazmak
- Ödeme şekilleri
- Geçerlilik, döviz ve fiyat değişikliği
- Örnek proforma düzeni
- Vergi ve gümrük tarafı
- Teklifi gönderme ve takip
- Sık yapılan hatalar
Teklif, proforma ve ticari fatura farkı
Üçü birbirine benzer ama satış sürecinin farklı anlarında, farklı amaçla gönderilir:
| Belge | Ne zaman | Ne işe yarar |
|---|---|---|
| Fiyat teklifi (quotation) | Alıcı fiyat istediğinde, pazarlık sürerken | Fiyatı ve ana koşulları bildirir. Kısa olabilir, e-postanın içinde de yazılabilir. |
| Proforma fatura (proforma invoice) | Alıcı siparişe karar verdiğinde, ödeme ya da akreditiften önce | Siparişin bütün koşullarını fatura düzeninde gösterir. Alıcı imzalayıp geri gönderebilir; akreditif, avans ödemesi ya da ithalat izni için kullanılır. |
| Ticari fatura (commercial invoice) | Mal yüklendiğinde | Asıl satış faturasıdır. Gümrük beyannamesine ve muhasebe kaydına esas olur. |
Pratikte birçok ihracatçı teklifi doğrudan proforma düzeninde gönderir. Bu sorun değildir; yalnız belgenin başlığında "Proforma Invoice" yazdığından ve geçerlilik tarihi taşıdığından emin olun. Alıcının ilk teklif talebine nasıl cevap vereceğinizi ve hangi soruları soracağınızı İngilizce ihracat e-postası örnekleri rehberinde anlattık.
Proformada olması gereken alanlar
Bir alıcının ya da bankasının proformada aradığı bilgiler aşağıda. Parantez içinde İngilizce alan adı var.
- Başlık, numara ve tarih (Proforma Invoice No., Date). Her proformaya ayrı numara verin; revizyonda numaranın sonuna "Rev. 1" ekleyin.
- Satıcı (Seller / Exporter): unvan, adres, vergi numarası, telefon, e-posta.
- Alıcı (Buyer / Consignee): unvan ve adres. Malı teslim alacak firma alıcıdan farklıysa ayrıca yazın (Consignee, Notify party).
- Ürün tanımı (Description of goods): ürün adı, ölçü, kalite, ambalaj. Alıcının sipariş edeceği şeyi tartışmasız tarif etmeli.
- GTİP / HS kodu (HS code): ilk 6 hane dünyada aynıdır, alıcının gümrüğü de bu koda bakar. Kodunuzu Ticaret Bakanlığı'nın tarife sistemi TARA'dan ya da gümrük müşavirinizden doğrulayın.
- Miktar ve birim (Quantity, Unit): adet, koli, kg, ton. Koli içi adet de yazılır (12 x 1 L).
- Birim fiyat ve toplam (Unit price, Amount, Total), para birimiyle.
- Teslim şekli (Incoterms): kural, yer ve sürüm birlikte. Örnek: "FOB Izmir Port, Türkiye, Incoterms 2020".
- Ödeme koşulu (Payment terms): ödeme şekli, oranlar ve vade.
- Teslim süresi (Delivery time / Shipment): "avans ödemesinden sonra 3 hafta içinde yükleme" gibi neye bağlı olduğuyla.
- Ambalaj ve yükleme (Packing, Loading): koli, palet, konteyner tipi; yaklaşık brüt ağırlık biliniyorsa.
- Menşe (Country of origin).
- Geçerlilik (Validity): tarih olarak.
- Banka bilgileri (Bank details): banka, şube, SWIFT kodu, IBAN, hesap sahibi. Bu bilgileri alıcı sizden telefonla teyit edebilsin; e-posta yazışmasında banka bilgisinin değiştiğini söyleyen bir mesaj geldiğinde ödemeden önce sesli teyit isteyin.
- İmza ve kaşe, ve alıcının onayı için bir alan (Accepted by buyer).
Incoterms 2020: teslim şeklini doğru yazmak
Incoterms, Uluslararası Ticaret Odası'nın (ICC) yayımladığı üç harfli teslim kurallarıdır. Hangi masrafı kimin ödediğini ve riskin satıcıdan alıcıya nerede geçtiğini belirler. Güncel sürüm Incoterms 2020'dir ve 11 kuraldan oluşur. Ödeme şeklini ve malın mülkiyetinin ne zaman geçtiğini Incoterms düzenlemez; bunları proformada ve sözleşmede ayrıca yazarsınız.
| Kural | Taşıma | Risk alıcıya nerede geçer |
|---|---|---|
| EXW (Ex Works) | Her türlü | Mal satıcının tesisinde alıcıya hazır edildiğinde. İhracat gümrüğü alıcının işi. |
| FCA (Free Carrier) | Her türlü | Mal, alıcının belirlediği taşıyıcıya adı geçen yerde teslim edildiğinde. |
| CPT (Carriage Paid To) | Her türlü | Mal ilk taşıyıcıya verildiğinde; navlunu varış yerine kadar satıcı öder. |
| CIP (Carriage and Insurance Paid To) | Her türlü | CPT gibi; satıcı ayrıca sigorta yaptırır. Incoterms 2020'de sigorta kapsamı geniş (Institute Cargo Clauses A). |
| DAP (Delivered at Place) | Her türlü | Mal varış yerinde, araç üzerinde boşaltmaya hazır olduğunda. |
| DPU (Delivered at Place Unloaded) | Her türlü | Mal varış yerinde boşaltıldığında. |
| DDP (Delivered Duty Paid) | Her türlü | Mal varış yerinde, ithalat vergileri satıcı tarafından ödenmiş olarak. |
| FAS (Free Alongside Ship) | Deniz ve iç su yolu | Mal yükleme limanında geminin yanına konduğunda. |
| FOB (Free On Board) | Deniz ve iç su yolu | Mal yükleme limanında gemiye yüklendiğinde. |
| CFR (Cost and Freight) | Deniz ve iç su yolu | Mal gemiye yüklendiğinde; navlunu varış limanına kadar satıcı öder. |
| CIF (Cost, Insurance and Freight) | Deniz ve iç su yolu | CFR gibi; satıcı ayrıca asgari kapsamlı sigorta yaptırır (Institute Cargo Clauses C). |
Teklifte dikkat edilecek üç nokta:
- Kuralı yerle birlikte yazın. "FOB" tek başına eksiktir; "FOB Mersin Port" doğrudur. C ile başlayan kurallarda yer, navlunun ödendiği varış noktasıdır ("CIF Hamburg"), risk ise yükleme limanında geçer.
- Konteyner yükünde FOB yerine FCA'yı düşünün. Konteyneri limandaki terminale ya da taşıyıcıya teslim ediyorsanız risk, mal gemiye yüklenene kadar sizde kalır ama mal artık sizin kontrolünüzde değildir. ICC'nin kural açıklamaları bu durumda FOB yerine FCA'nın düşünülmesini söyler (ICC Academy: FCA mı FOB mu). Akreditif yükleme konşimentosu (on-board bill of lading) istiyorsa, Incoterms 2020'de FCA ile de bu belgenin düzenlenmesi taraflarca kararlaştırılabilir; bunu proformaya ve akreditife açıkça yazın, nakliyecinizle de konuşun.
- Teslim ettiğiniz noktaya kadar her masrafı fiyata koyun. FOB fiyatı fabrika çıkış fiyatı değildir: yurtiçi nakliye, liman ve terminal masrafları ve ihracat gümrük işlemleri satıcıdadır. Bu kalemleri nakliyecinizden ve gümrük müşavirinizden yazılı alın.
Ödeme şekilleri
Ödeme şekli, kimin ne kadar risk aldığını belirler. İlk siparişte alıcıyı tanımıyorsanız riski azaltan bir şekil seçin; ilişki oturdukça koşulları gevşetebilirsiniz.
| Ödeme şekli | Nasıl işler | İhracatçı için risk |
|---|---|---|
| Peşin (Advance payment, T/T in advance) | Alıcı yüklemeden önce bedelin tamamını havale eder. | En düşük. Alıcı için en yüksek risk olduğundan yeni alıcılar çoğu zaman kabul etmez. |
| Kısmi peşin (Partial advance) | Örneğin yüzde 30 sipariş onayında, kalanı yüklemeden önce ya da belge karşılığı. | Avans üretim maliyetinin bir kısmını karşılar; kalan tutar seçilen yönteme göre risk taşır. |
| Akreditif (Letter of credit, L/C) | Alıcının bankası, akreditifte yazılı belgeler süresi içinde ve şartlara uygun sunulursa ödeme taahhüt eder. Bankalar genelde ICC'nin UCP 600 kurallarını uygular. | Düşük, ama belgelerdeki küçük bir uyumsuzluk ödemeyi geciktirebilir. Banka masrafı vardır. |
| Vesaik mukabili (Cash against documents, D/P) | Malı temsil eden belgeler bankalar aracılığıyla gönderilir; alıcı ödeme yapınca belgeleri alır ve malı çeker. | Orta. Alıcı ödemezse belgeler ve mal sizin kontrolünüzde kalır, ama mal varış limanındadır ve geri getirmek ya da başka alıcıya satmak masraflıdır. |
| Mal mukabili (Open account) | Mal ve belgeler doğrudan alıcıya gider; alıcı anlaşılan vadede öder. | En yüksek. Uzun süreli ve güvenilir alıcılarda kullanılır; vadeli satışta alacak sigortası seçeneklerini bankanızla konuşun. |
Proformada ödeme koşulunu oranı, yöntemi ve zamanı ile yazın. "Payment: 30% T/T in advance, balance cash against documents" yeterince açıktır. Akreditifte akreditifin türünü (örneğin "irrevocable L/C at sight"), son yükleme tarihini ve istenen belgeleri bankanızın önerisine göre yazın.
Geçerlilik, döviz ve fiyat değişikliği
- Geçerlilik tarihi. Gün sayısı yerine tarih yazın ("valid until 31 October 2026"). Hammadde ya da navlun fiyatı hızlı değişiyorsa süreyi kısa tutun.
- Para birimi. Alıcının alıştığı para birimini kullanın; Avrupa'da çoğu zaman euro, birçok başka pazarda ABD doları. Maliyetiniz Türk lirasıysa kur riskini fiyatı belirlerken hesaba katın ve kurun hangi tarihte sabitlendiğini kendi hesabınızda not edin.
- Neye göre fiyat. Fiyatın hangi miktar için geçerli olduğunu yazın. Daha küçük bir siparişte fiyat değişecekse bunu teklifte söyleyin: "prices based on a full 20' container".
- Navlun dahil fiyatlarda. CFR, CIF, CPT, CIP ya da DAP verdiyseniz navlun teklifinin geçerlilik süresine bakın; nakliyecinin teklifi sizinkinden kısa sürüyorsa teklif tarihini ona göre ayarlayın.
Örnek proforma düzeni
Aşağıdaki proforma tamamen uydurmadır: firma adları, adresler, banka bilgileri ve fiyatlar örnek amaçlıdır. Kendi belgenizi muhasebe programınızda ya da bir tablo şablonunda bu düzene göre hazırlayabilirsiniz.
| Alan | İçerik |
|---|---|
| Title | PROFORMA INVOICE No. PI-2026-042, Date: 11 October 2026 |
| Seller | Örnek Zeytinyağı San. ve Tic. A.Ş., Example Street 1, Izmir, Türkiye. Tax No. 0000000000. export@example.com |
| Buyer | Example Foods GmbH, Example Strasse 10, Hamburg, Germany |
| Item 1 | Extra virgin olive oil, 12 x 1 L glass bottle per carton. HS 1509.20. 800 cartons x USD 62.40 = USD 49,920.00 |
| Item 2 | Extra virgin olive oil, 4 x 5 L tin per carton. HS 1509.20. 400 cartons x USD 98.00 = USD 39,200.00 |
| Total | USD 89,120.00 (eighty-nine thousand one hundred twenty US dollars) |
| Incoterms | FOB Izmir Port, Türkiye, Incoterms 2020 |
| Payment terms | 30% (USD 26,736.00) T/T in advance; balance (USD 62,384.00) cash against documents through seller's bank |
| Shipment | Within 3 weeks of receipt of advance payment. 1 x 20' container |
| Packing | Export cartons on pallets, stretch-wrapped |
| Origin | Türkiye |
| Validity | Valid until 31 October 2026 |
| Bank details | Example Bank, Izmir Branch. SWIFT: EXAMPLEXX. IBAN: TR00 0000 0000 0000 0000 0000 00. Account holder: Örnek Zeytinyağı San. ve Tic. A.Ş. |
| Signatures | For the seller: name, title, signature, stamp. Accepted by buyer: name, title, date, signature |
Toplamı hem rakamla hem yazıyla göstermek, özellikle akreditifli işlemlerde tutar karışıklığını önler. Revizyonda eski proformayı silmeyin; yeni numarayla (PI-2026-042 Rev. 1) gönderin ve neyin değiştiğini e-postada söyleyin.
Vergi ve gümrük tarafı
Proforma ticari bir belgedir; vergi ve gümrük işlemleri asıl ihracat faturası ve gümrük beyannamesi üzerinden yürür. Resmî kaynaklarla doğruladığımız noktalar:
- Proforma fatura değildir. Faturanın tanımı Vergi Usul Kanunu'nun 229. maddesindedir. Proforma bu tanımdaki faturanın yerine geçmez; mal yüklendiğinde ihracat faturası ayrıca düzenlenir.
- e-Fatura mükellefiyseniz ihracat faturası e-Fatura olarak düzenlenir. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin IV.1.7.1 bölümüne göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler, KDV Kanunu'nun 11. maddesi kapsamındaki mal ihracı faturalarını e-Fatura olarak düzenler. Usul, tebliğin atıf yaptığı "e-Fatura Uygulaması Gümrük İşlemleri Kılavuzu"nda anlatılır.
- GTİP doğru olmalı. Proformadaki HS kodu ile gümrük beyannamesindeki kod tutarlı olmalı. Kodu TARA'da ve gümrük müşavirinizle doğrulayın.
Teklif ve proformanın damga vergisi açısından durumu, ihracat bedelinin yurda getirilmesi ve KDV istisnası belgeleri gibi konular firmanın durumuna göre değişir. Bu rehberde bunlar için kural yazmadık; muhasebeciniz, gümrük müşaviriniz ve bankanızla kontrol edin.
Teklifi gönderme ve takip
Proformayı bir e-postayla gönderin ve e-postanın içinde teklifin özetini yazın: ürün, miktar, fiyat, Incoterms, ödeme, teslim süresi ve geçerlilik tarihi. Alıcı eki açmadan karar verebilmeli. İngilizce örnek e-posta fiyat teklifi e-postası bölümünde.
Teklifi gönderdikten sonra takip tarihini not edin. Geçerlilik tarihinden birkaç gün önce kısa bir hatırlatma ("the quotation is valid until Friday; shall I hold the price?") hem kararı hızlandırır hem de fiyatın sonsuza kadar sabit olmadığını hatırlatır. Numune ile teklif arasındaki adımları ilk numune ve ilk teklif yazısında anlattık.
Sık yapılan hatalar
- Incoterms'ü yersiz yazmak. "Price: FOB" alıcıya hangi limanı kastettiğinizi söylemez.
- Geçerlilik tarihi koymamak. Altı ay sonra eski fiyatla gelen sipariş, ya zararına satış ya da tatsız bir pazarlık demektir.
- Ürün tanımını kısa tutmak. "Olive oil" yerine kalite, ambalaj ve koli içi adet yazılmalı; akreditifte belge uyumu buna bağlıdır.
- FOB fiyatına liman masraflarını katmamak. Fabrika çıkış fiyatına "FOB" demek, aradaki masrafları sizin cebinizden öder.
- Sağlayamayacağınız belgeyi yazmak. Akreditifli işlemde proformada söz verdiğiniz her belge (sertifika, analiz raporu, menşe şahadetnamesi) yükleme sonrası istenir.
- Banka bilgisini e-postayla değiştirmek. Banka bilgisi değişikliği bildiren e-postalar dolandırıcıların sık kullandığı bir yoldur. Değişiklik varsa alıcıya telefonla teyit ettirin.
Teklif aşamasına gelmek için önce doğru alıcıyı bulmak gerekir. Outfound, alıcı tarifinizden yurtdışındaki uygun firmaları bulur, her firmanın sitesinde neden uyduğunu kaynağıyla gösterir, karar vericinin doğrulanmış e-posta adresini bulur ve ilk e-postayı alıcının dilinde, onayınıza sunulmak üzere yazar. Alıcıyı nereden bulacağınızı ihracatta müşteri bulma yöntemleri rehberinde anlattık.
Son güncelleme: · Hazırlayan: Tolga Tatar