Dış ticaret İngilizcesi zor bir dil değildir; kısa cümleler, net rakamlar ve tek bir soru yeter. Zor olan, Türkçe düşünüp İngilizceye çevrilmiş uzun ve resmî cümlelerden kurtulmaktır. Aşağıda bir ihracatçının en sık yazdığı yedi e-postanın İngilizce örneği var. Her birinin altında neden işe yaradığını ve nerede dikkat etmeniz gerektiğini Türkçe yazdık. Sonda Türkçeden İngilizceye sık kullanılan kalıpların bir tablosu ve kaçınmanız gereken ifadeler var.
Rehberin içeriği
- Yazmadan önce dört kural
- İlk temas e-postası
- Takip e-postası
- Fiyat teklifi e-postası
- Numune teklifi
- Fuar sonrası e-posta
- Gelen talebe cevap
- Kibar kapanış e-postası
- Kalıp tablosu: Türkçe ve İngilizce
- Kaçınmanız gereken ifadeler
Yazmadan önce dört kural
- Konu satırı içeriği söylesin. "Cooperation" ya da "Business proposal" yerine "Olive oil in 5 L tins for your food service range" gibi alıcının ürün grubunu ve sizin ne sunduğunuzu söyleyen bir satır yazın.
- İlk cümle alıcıyla ilgili olsun. Firmanızın kuruluş yılı ve fabrikanızın metrekaresi ilk cümleye girmez. Alıcının sitesinde gördüğünüz bir şeyle başlayın: taşıdığı markalar, hizmet verdiği müşteri türü, yeni açtığı bir şube.
- Tek soru, tek sonraki adım. "Katalog ister misiniz, fiyat listesi göndereyim mi, görüşelim mi, fuara gelecek misiniz" yerine bir tanesini sorun. Birden fazla soru cevap vermeyi zorlaştırır.
- Kısa yazın. İlk temas için 80-150 kelime. Neden kısa e-postanın daha çok cevap aldığını ideal e-posta uzunluğu yazısında anlattık.
Örneklerdeki firma ve kişi adları uydurmadır, adresler example.com'dur. Rakam ve süreleri kendi gerçek bilginizle değiştirin; bilmediğiniz bir şeyi (teslim süresi, sertifika, kapasite) e-postaya yazmayın.
1. İlk temas e-postası
Sizi tanımayan bir ithalatçıya, distribütöre ya da toptancıya ilk kez yazarken kullanılır. Amaç satış değil, bir cevap almaktır.
Subject: Stainless work tables for your restaurant projects
Dear Ms. Example,
I saw on your website that Example Gastro equips restaurant and hotel kitchens across northern Germany, and that you offer made-to-measure stainless furniture alongside brands you import.
We manufacture stainless work tables, sinks and shelving in Konya, Türkiye, and we build to customer drawings in small batches. That may be useful for the projects where standard sizes do not fit.
Would it make sense to send you our price list for the standard range and two examples of made-to-measure work?
Best regards,
Murat Örnek
Export Manager, Example Steel
murat@example.com
Neden işe yarar: ilk paragraf alıcının sitesinden alınmış somut bir bilgi; ikinci paragraf alıcının işine neden yarayabileceğinizi tek cümleyle söylüyor; son satır evet ya da hayırla cevaplanabilen tek bir soru.
Dikkat: ek koymayın. İlk e-postada katalog eklemek hem spam filtrelerine takılma ihtimalini artırır hem de alıcıya "toplu gönderim" izlenimi verir. Katalogu cevap gelince gönderin. Avrupalı satın almacıların ilk e-postada nelere baktığını AB alıcısıyla ilk temas yazısında bulabilirsiniz.
2. Takip e-postası
İlk e-postaya bir hafta içinde cevap gelmediyse gönderilir. Aynı e-postayı "just following up" diye tekrar göndermek yerine yeni bir bilgi ekleyin.
Subject: Re: Stainless work tables for your restaurant projects
Dear Ms. Example,
A short addition to my note last week: most of our made-to-measure orders for Germany are between 10 and 40 pieces, so a single kitchen project is a normal order size for us.
If made-to-measure is not something you buy, I would be grateful for a one-line reply so I do not write again about it.
Best regards,
Murat Örnek
Neden işe yarar: önceki e-postanın altına cevap olarak gidiyor, böylece alıcı konuyu hatırlıyor; yeni bilgi (sipariş büyüklüğü) alıcının aklındaki "bu küçük bir iş için uğraşmaya değer mi" sorusunu cevaplıyor; "ilgilenmiyorsanız söyleyin" seçeneği cevap vermeyi kolaylaştırıyor.
Dikkat: rakamı uydurmayın. "10-40 adet" kendi sipariş geçmişinizden gelmeli. Takip dizisinin kaç adım olacağını ve aralarına kaç gün koyacağınızı takip e-postası dizisi yazısında anlattık.
3. Fiyat teklifi e-postası
Alıcı fiyat istediğinde, teklif ya da proforma belgesini gönderen e-postadır. E-posta belgeyi özetler; ayrıntı ekte durur.
Subject: Quotation Q-2026-118: olive oil, 5 L tins, FOB Izmir
Dear Mr. Sample,
Thank you for your enquiry. Please find our quotation attached. In short:
Extra virgin olive oil, 4 x 5 L tins per carton, 400 cartons
USD 98.00 per carton, FOB Izmir, Incoterms 2020
Payment: 30% in advance, balance against documents
Delivery: 3 weeks after advance payment
Valid until 31 October 2026
If the quantity or packaging needs to change, tell me what you have in mind and I will update the quotation the same day.
Kind regards,
Elif Örnek
Example Olive Oil Co.
elif@example.com
Neden işe yarar: alıcının soracağı beş şey (ürün, fiyat, teslim şekli, ödeme, süre) ve teklifin geçerlilik tarihi e-postanın içinde; alıcı eki açmadan karar verebilir. Teklif numarası, sonraki yazışmalarda hangi belgeden söz edildiğini netleştirir.
Dikkat: Incoterms kuralını ve yerini her zaman birlikte yazın ("FOB Izmir, Incoterms 2020"). Teklif ve proformada hangi alanların olması gerektiğini, ödeme şekillerini ve örnek bir proforma düzenini ihracatta fiyat teklifi ve proforma rehberinde anlattık.
4. Numune teklifi
Alıcı ilgilendiğini söyledi ama karar vermedi. Numune, kararı kolaylaştıran adımdır; ne göndereceğinizi ve kimin ödeyeceğini baştan netleştirin.
Subject: Samples of the 250 g and 500 g packs
Dear Ms. Demo,
Thank you for your interest in our dried apricots. I would be glad to send samples so your quality team can check them before we talk about prices for a first order.
I suggest two cartons: one of the 250 g retail pack and one of the 500 g pack. We cover the product; courier costs are on your side, or we can use your courier account if you have one.
Could you confirm the delivery address and the name of the person who will receive them?
Best regards,
Can Örnek
Example Dried Fruit
can@example.com
Neden işe yarar: ne gönderileceği, kimin neyi ödeyeceği ve alıcıdan ne istendiği açık. Alıcının iç sürecine (kalite ekibi) değinmesi numunenin bir sonraki adıma bağlı olduğunu hatırlatıyor.
Dikkat: numune masrafını kimin karşılayacağına siz karar verin ve açıkça yazın. Numuneyi gönderdikten sonra takip tarihi koyun; numune ile teklif arasındaki süreci ilk numune ve ilk teklif yazısında anlattık.
5. Fuar sonrası e-posta
Standınızda görüştüğünüz bir alıcıya fuardan sonraki ilk iki iş gününde gönderilir.
Subject: Price list you asked for at the fair
Dear Mr. Example,
Thank you for visiting our stand on Thursday. You asked about our ceramic tiles in 60 x 120 cm for your hotel projects, so I have attached the price list and technical sheet for that series.
You mentioned the next project starts in March. Would a short call next week help, so I can understand the quantities and timing?
Best regards,
Selin Örnek
Example Ceramics
Neden işe yarar: görüşmenin gününü ve konuşulan ürünü ilk cümlede söylüyor, istenen belge ekte, alıcının kendi verdiği bir bilgiye (mart) değiniyor.
Dikkat: herkese aynı "thank you for visiting our stand" e-postasını göndermeyin. Görüşme notunuz yoksa e-posta genel kalır. Fuar günlerinde ne not alacağınızı, bağlantıları nasıl ayıracağınızı ve 90 günlük takip takvimini fuar sonrası müşteri takibi rehberinde anlattık; orada üç ayrı fuar e-postası örneği daha var.
6. Gelen talebe cevap
Sitenizden, bir B2B pazaryerinden ya da e-postayla fiyat talebi geldiğinde gönderilir. Talep çoğu zaman eksiktir; teklif vermeden önce iki üç soru sormak hem doğru fiyat verir hem de talebin ciddi olup olmadığını gösterir.
Subject: Re: Enquiry for cotton bath towels
Dear Mr. Sample,
Thank you for your enquiry. We can supply cotton bath towels in the sizes you mention, and I would like to send you an accurate price rather than a general one.
Could you tell me:
1. the weight you need (for example 500 or 600 g/m²),
2. the approximate quantity for a first order,
3. the delivery terms you prefer (for example FOB Istanbul or delivered to your warehouse)?
I will send the quotation within one working day of your reply.
Kind regards,
Deniz Örnek
Example Textiles
Neden işe yarar: soruları numaralı ve örnekli olduğu için alıcı kısa cevap verebilir; teklifin ne zaman geleceği söz olarak yazılı.
Dikkat: talebi gönderen firmayı cevap vermeden önce kontrol edin: sitesi var mı, sizin ürün grubunuzla ilgili mi, adres ve telefon tutarlı mı? Ücretsiz e-posta adresinden gelen, firma adı vermeyen ve hemen proforma isteyen talepler dolandırıcılık girişimi olabilir. Firma doğrulamayı ithalatçı nasıl doğrulanır bölümünde anlattık.
7. Kibar kapanış e-postası
Üç ya da dört e-postaya cevap gelmediyse diziyi bu e-postayla bitirin. Kapanış e-postası alıcıdan hiçbir şey istemediği için cevap vermesi en kolay e-postadır.
Subject: Should I close this for now?
Dear Ms. Example,
I have written a few times about our stainless work tables and have not heard back, which usually means the timing is not right.
I will not follow up again. If made-to-measure stainless furniture becomes relevant for a project later, just reply to this email and I will pick it up from there.
Best regards,
Murat Örnek
Neden işe yarar: baskı yok, suçlama yok; alıcıya ileride geri dönmek için kolay bir yol bırakıyor. Neden işe yaradığını veda e-postasının gücü yazısında anlattık.
Dikkat: "son e-postam" dedikten sonra yazmaya devam etmeyin. Bağlantıyı "ileride" olarak işaretleyip yeni bir ürün ya da fuar öncesi tekrar yazın.
Kalıp tablosu: Türkçe ve İngilizce
Dış ticaret yazışmalarında en sık ihtiyaç duyulan ifadeler. Sol sütundaki Türkçe kalıbın kelimesi kelimesine çevirisi değil, İngilizce yazışmada doğal duran karşılığıdır.
| Durum | Türkçe | İngilizce |
|---|---|---|
| Kendinizi tanıtma | Konya'da paslanmaz çelik mutfak ekipmanı üretiyoruz. | We manufacture stainless kitchen equipment in Konya, Türkiye. |
| Neden yazdığınız | Sitenizde gördüm ki ... | I saw on your website that ... |
| Teklif sunma | Size fiyat listemizi göndermemi ister misiniz? | Would it help if I sent you our price list? |
| Ek gönderme | Teklifimiz ektedir. | Our quotation is attached. |
| Talebe teşekkür | Talebiniz için teşekkür ederiz. | Thank you for your enquiry. |
| Bilgi isteme | İlk sipariş için yaklaşık miktarı paylaşabilir misiniz? | Could you share the approximate quantity for a first order? |
| Fiyat ve teslim | Fiyatlarımız İzmir limanında FOB'dur. | Our prices are FOB Izmir, Incoterms 2020. |
| Geçerlilik | Teklifimiz 31 Ekim'e kadar geçerlidir. | This quotation is valid until 31 October. |
| Ödeme | Yüzde 30 peşin, kalanı vesaik mukabili. | 30% in advance, balance against documents. |
| Teslim süresi | Avans ödemesinden sonra üç hafta içinde yükleriz. | We can ship within three weeks of the advance payment. |
| Minimum sipariş | Minimum sipariş miktarımız bir palettir. | Our minimum order is one pallet. |
| Numune | Ürün bizden, kargo ücreti sizden. | We cover the samples; courier costs are on your side. |
| Görüşme önerme | Gelecek hafta 20 dakikalık bir görüşme uygun olur mu? | Would a 20-minute call next week suit you? |
| Hatırlatma | Geçen haftaki e-postama kısa bir ek yapmak istedim. | A short addition to my note last week. |
| Gecikme özrü | Geç dönüş için özür dilerim. | Sorry for the slow reply. |
| Kapanış | Sorularınız için her zaman ulaşabilirsiniz. | If you have any questions, just reply to this email. |
İngiliz İngilizcesinde "enquiry", Amerikan İngilizcesinde "inquiry" yazılır; ikisi de doğrudur. Bir e-postada birini seçin ve onda kalın. Tarihleri "31 October 2026" gibi ay adıyla yazın: "10/11/2026" Amerika'da 11 Ekim değil 11 Kasım olarak okunur.
Kaçınmanız gereken ifadeler
Türkçe resmî yazışma alışkanlığından gelen bazı kalıplar İngilizcede eski, kalıplaşmış ya da toplu gönderim gibi durur:
| Kaçının | Neden | Yerine |
|---|---|---|
| We are a leading company in ... | Her tedarikçi böyle yazar; alıcı kanıt görmeden inanmaz. | Somut bilgi: "We supply 14 hotel groups in the Gulf." |
| Our company was established in 1985 ... | İlk cümleyi alıcı değil siz kaplıyorsunuz. | Alıcıyla ilgili bir cümleyle başlayın; kuruluş yılını imzaya bırakın. |
| Hope you are fine. | Tanımadığınız birine yazıldığında boş bir giriş gibi durur. | Doğrudan konuya girin. |
| Kindly find attached ... | Eski ve kalıplaşmış. | "The price list is attached." |
| Please do not hesitate to contact us. | Her e-postanın sonunda aynı cümle; hiçbir şey söylemez. | Tek, somut bir soru. |
| BÜYÜK HARF, ünlem!!! | Bağırıyor gibi okunur ve spam filtresine takılabilir. | Normal yazım, ünlemsiz. |
Göndermeden önce
- Alıcının dili. İngilizce her yerde anlaşılır ama her yerde en iyi cevabı almaz. Ülkeye göre üslup farklarını kültürlere göre soğuk e-posta yazısında anlattık.
- Doğru kişi. Genel info@ adresine gönderilen e-posta çoğu zaman yerine ulaşmaz. Satın alma ya da ürün sorumlusunun adını ve doğrulanmış adresini bulun; listeyi nasıl ayıklayacağınızı ithalatçı listesi ayıklama rehberinde anlattık.
- Gönderen alan adı. Soğuk e-postaları ana alan adınızdan çok sayıda göndermek, şirket e-postalarınızın da spam'e düşmesine yol açabilir. Ayrı bir gönderim alan adı ve ısınma süreci bu riski azaltır.
- Yasal kurallar. Türkiye'deki firmalara tanıtım e-postası gönderiyorsanız İYS kaydı ve ret kontrolü gerekir; ayrıntılar İYS ve KVKK ile soğuk e-posta rehberinde. Yurtdışındaki alıcılar için o ülkenin kurallarına bakın (AB'de GDPR ve ülkelerin elektronik iletişim kuralları).
Outfound bu işin araştırma ve ilk taslak kısmını yapar: alıcı tarifinizden yurtdışındaki uygun firmaları bulur, her firmanın sitesinde neden uyduğunu kaynağıyla gösterir, karar vericiyi ve doğrulanmış e-posta adresini bulur ve ilk e-postayı alıcının dilinde, onayınıza sunulmak üzere yazar. Onayladığınız e-postalar ayrı bir gönderim alan adından, ısınma süreciyle gider.
Son güncelleme: · Hazırlayan: Tolga Tatar