Birlikten, müşavirlikten, fuardan ya da bir veri platformundan aldığınız ithalatçı listesi, gönderime hazır bir liste değildir. İçinde aynı firmanın üç kaydı, kapanmış şirketler, rakip üreticiler, artık orada çalışmayan kişiler ve hiç var olmamış adresler bulunur. Listeyi dört katmanda ayıklarsınız: firma, firma türü, kişi ve e-posta adresi. Ardından yasal kontrolü yapar ve her kaydı dört durumdan birine koyarsınız. Aşağıdaki adımlar hangi kaynaktan gelirse gelsin her liste için geçerlidir.
Rehberin içeriği
- Ayıklanmamış liste neye mal olur?
- Tekrarları alan adına göre birleştirin
- Firma hâlâ faal mi?
- Yanlış firma türlerini çıkarın
- Kişi hâlâ orada mı, doğru kişi mi?
- E-posta adresini doğrulayın
- Genel adresler ne zaman kullanılır?
- Yasal kontrol
- Her kaydı dört durumdan birine koyun
Ayıklanmamış liste neye mal olur?
- Gönderim itibarı. E-posta sağlayıcıları bir göndericinin itibarını geri dönen e-postalara, spam şikâyetlerine ve alıcıların etkileşimine bakarak ölçer. Geçersiz adreslerle dolu bir liste, iyi adreslerinize giden e-postaları da spam klasörüne iter. Google, Gmail'e gönderim yapanların Postmaster Tools'ta görünen spam oranını %0,3'ün altında tutmasını şart koşuyor ve hedef olarak %0,1'in altını öneriyor (Google gönderici yönergeleri). Alakasız firmaya giden e-posta, şikâyet riskini doğrudan artırır.
- Zaman. Alıcı olmayan firmaya yazılan her e-posta, takip edilen her yanıtsız kayıt, gerçek alıcıya ayıracağınız zamandan gider.
- Yanlış sonuç. Kötü listeye gönderilen kampanyanın düşük yanıt oranı, "bu pazar olmuyor" sonucuna götürür. Oysa sorun pazar değil liste olabilir.
Teknik taraf (SPF, DKIM, DMARC, ısındırma) için spam klasöründen çıkma yazısına bakın. Bu rehber listenin kendisini anlatıyor.
1. Tekrarları alan adına göre birleştirin
Aynı firma farklı kaynaklarda farklı yazılır: "Example Trading GmbH", "Example Trading", "EXAMPLE TRADING GMBH (Hamburg)". Firma adına göre tekrar ararsanız çoğunu kaçırırsınız. Bunun yerine her kayda firmanın web sitesi alan adını yazın ve alan adına göre birleştirin.
- Web sitesi olmayan kayıt: Ayrı bir sütunda işaretleyin. Bugün sitesi olmayan bir B2B firması ya kapanmıştır ya da çok küçüktür; ikisi de ayrıca bakılmayı gerektirir.
- Grup şirketleri: Aynı grubun farklı ülkelerdeki şirketleri ayrı alan adları kullanabilir (example.de, example.fr). Hangisine yazacağınıza segmentinizin ülkesine göre karar verin, diğerlerini aynı grup olarak işaretleyin. Aynı gruba aynı hafta iki farklı kişiden yazmak iyi görünmez.
- Birleştirirken bilgiyi kaybetmeyin: Bir kayıtta telefon, diğerinde kişi adı varsa ikisini tek satırda toplayın ve her iki kaynağı da yazın.
2. Firma hâlâ faal mi?
Listeler yaşlanır. Her firma için siteyi açın ve şunlara bakın:
- Site açılıyor mu, kime yönleniyor? Başka bir firmanın sitesine yönlenen alan adı çoğu zaman satın alma ya da birleşme demektir. Yeni firmayı ayrıca değerlendirin.
- Güncel mi? Ürün sayfaları, haberler, telif yılı ve sosyal medya hesapları firmanın faal olup olmadığı hakkında fikir verir. Yıllardır güncellenmemiş bir site tek başına kapanma kanıtı değildir ama önceliği düşürür.
- Resmî kayıt: Emin olamadığınız büyük bir alıcıda hedef ülkenin ticaret siciline bakabilirsiniz. Birçok ülkede sicil kaydı çevrim içi sorgulanabilir.
3. Yanlış firma türlerini çıkarın
İthalatçı listelerinde en sık görülen sorun, firmanın ürün grubunda görünmesine rağmen alıcı olmamasıdır. Aşağıdaki türler çoğu ürün için çıkarılmalıdır:
| Firma türü | Nasıl anlaşılır | Ne yapılır |
|---|---|---|
| Rakip üretici | Sitesinde üretim tesisi, makine parkı ve sizin ürününüzün aynısı | Çıkarın. Kapasitesi yetmediğinde fason arayan üretici istisnadır; ayrı segment yapın. |
| Lojistik, gümrük firması | Taşıma, depolama, gümrükleme hizmetleri; ürün sayfası yok | Çıkarın. Gümrük kayıtlarında alıcı gibi görünebilirler. |
| Danışman, ajans, aracı | "Pazara giriş", "sourcing hizmeti", komisyonla çalışma | Çıkarın ya da ayrı bir "aracı" listesine alın. |
| Farklı ürün grubundaki ithalatçı | Aynı GTİP fasılında ama başka ürün: ofis mobilyası ithalatçısı, otel mobilyası satıyorsanız | Çıkarın. Fasıl uyuyor diye ürün uymaz. |
| Tüketiciye satan küçük işletme | Tek mağaza, ithalat yok, ürünleri yerel toptancıdan alıyor | Çıkarın; onun tedarikçisi olan toptancıyı arayın. |
| Belirsiz | Ürün grubu uyuyor ama alıcı türü ya da ölçek anlaşılmıyor | "Elle bak" durumuna alın; gerekirse tek soruluk kısa bir e-postayla netleştirin. |
Kalan firmalar için asıl soru, ürününüzü neden alacaklarıdır. Beş temel soruyu ithalatçı nasıl doğrulanır bölümünde sıraladık. Her uygun firma için cevabı tek cümleyle ve dayandığı sayfanın bağlantısıyla yazın; bu cümle ilk e-postanızın açılışı olacak.
4. Kişi hâlâ orada mı, doğru kişi mi?
Listede kişi adı varsa iki şeyi kontrol edin:
- Hâlâ orada mı? Firmanın ekip sayfası ve kişinin LinkedIn profili, bugün nerede çalıştığını gösterir. Firmadan ayrılmış birinin adresine giden e-posta ya geri döner ya da kimse tarafından okunmaz.
- Doğru görevde mi? Liste size muhasebe müdürünü, insan kaynaklarını ya da pazarlama stajyerini vermiş olabilir. Ürününüzü satın alma kararını kimin verdiğini düşünün: küçük firmada genel müdür ya da sahibi, distribütörde satın alma ya da kategori yöneticisi, üreticide satın alma ve gerekiyorsa teknik müdür.
Kişi yanlışsa doğru kişiyi aynı firmada arayın. Bulamazsanız aşağıdaki genel adres kurallarına geçin.
5. E-posta adresini doğrulayın
Kişiyi bulmak adresinin çalıştığı anlamına gelmez. E-posta doğrulama araçları bir adresi birkaç katmanda kontrol eder: yazım kuralına uyuyor mu, alan adının e-posta kabul eden bir sunucusu (MX kaydı) var mı ve çoğu durumda o posta kutusu sunucuda tanımlı mı. Sonuçlar genelde dört gruba ayrılır:
| Sonuç | Ne demek | Ne yapılır |
|---|---|---|
| Geçerli | Sunucu posta kutusunu tanıyor | Gönderilebilir |
| Geçersiz | Posta kutusu ya da alan adı yok, yazım hatalı | Çıkarın; aynı firmada başka kişi arayın |
| Belirsiz (catch-all) | Sunucu her adrese "var" diyor; kutunun gerçekten olup olmadığı anlaşılamıyor | Az sayıda ve dikkatle gönderin, geri dönerse hemen çıkarın |
| Riskli | Geçici e-posta servisi, dolu kutu ya da sunucu yanıt vermedi | Göndermeyin, daha sonra yeniden kontrol edin |
Doğrulamayı listeyi aldığınız gün değil, gönderimden hemen önce yapın; aradaki her hafta liste biraz daha eskir. Gönderimden sonra da iki kural geçerlidir:
- Kalıcı geri dönen (hard bounce) adresi hemen çıkarın ve bir daha göndermeyin.
- Geçici geri dönen (soft bounce) adresi, örneğin dolu kutu, bir sonraki gönderimde tekrar deneyin; yine dönerse çıkarın.
6. Genel adresler (info@, sales@) ne zaman kullanılır?
Listelerin büyük kısmı genel adreslerden oluşur: info@, sales@, office@, purchasing@. Bunlar ne tamamen işe yaramaz ne de kişi adresinin yerini tutar.
- İşe yaradığı yer: Küçük firmalarda genel kutuyu çoğu zaman sahibi ya da satın almayı yapan kişi okur. Ekip sayfası olmayan, birkaç kişilik distribütörlerde genel adres en doğru adres olabilir.
- İşe yaramadığı yer: Büyük firmalarda genel kutuya her gün onlarca ileti gelir ve sizinki doğru kişiye iletilmeyebilir. Bu firmalarda önce kişiyi arayın.
- Nasıl yazılır: Genel adrese yazarken ilk cümlede iletinin kime gitmesi gerektiğini söyleyin: "Bu e-postayı satın alma sorumlunuza iletebilir misiniz?" Firmaya özel gerekçe burada da şarttır.
- Hangi genel adres: Sitede birden fazla genel adres varsa (info@, sales@, purchasing@) satın almaya ya da ilgili departmana en yakın olanı seçin. Destek ve muhasebe adreslerine yazmayın.
Bir kişiyi belirtmeyen genel kurumsal adres çoğu durumda kişisel veri sayılmaz; ad ve soyad içeren iş adresi ise kişisel veridir. Ayrıntısı bir sonraki bölümde.
7. Yasal kontrol
Listeyi kimden aldığınız, yükümlülüğü ortadan kaldırmaz. Gönderimden önce:
- Türkiye'deki firmalar: Tacir ve esnafa tanıtım e-postası için önceden onay gerekmez, ama gönderimden önce İYS'ye kayıtlı olmanız ve her adresi İYS'deki ret kayıtlarına karşı kontrol etmeniz gerekir. Ret talebi en geç 3 iş günü içinde uygulanır.
- Kişiye ait adresler: ad.soyad@firma biçimindeki adres kişisel veridir. KVKK'ya göre kişiyi en geç ilk iletişimde aydınlatmanız, verinin nereden elde edildiğini söylemeniz gerekir. Bu yüzden listedeki "kaynak" sütunu yalnız iç kullanım için değildir.
- Yurtdışındaki firmalar: İYS Türkiye'deki alıcılar için geçerlidir; yurtdışında hedef ülkenin kuralı uygulanır. AB'de kişisel veriler GDPR kapsamındadır ve bazı ülkeler iş e-postasında daha katıdır. Kampanyadan önce hedef ülkenin kuralına bakın.
- Gönderilmeyecekler listesi: Ret bildiren ve kalıcı geri dönen her adresi ayrı bir listede tutun ve her yeni listeyi göndermeden önce bununla karşılaştırın.
Adımların tamamı ve kaynak mevzuat İYS ve KVKK ile soğuk e-posta rehberinde.
Her kaydı dört durumdan birine koyun
Yedi adımın sonunda listedeki her satır şu dört durumdan birinde olmalı:
- Gönder: Firma faal ve uygun, gerekçe yazılı, kişi doğru, adres geçerli, yasal kontrol yapıldı.
- Kişi bul: Firma uygun ama kişi yok ya da adres geçersiz. Aynı firmada yeni kişi arayın.
- Elle bak: Firma türü ya da ölçek belirsiz, adres belirsiz (catch-all) ya da grup şirketlerinden hangisine yazılacağı belli değil.
- Çıkar: Kapanmış, rakip, aracı, alakasız ürün grubu, ret bildirmiş ya da kalıcı geri dönmüş. Nedenini yazın.
Ayıklama sonunda listenin küçülmesi beklenen sonuçtur. Kalan firmalar, firmaya özel yazmaya değer olanlardır. Temizlenen listeyi takip edilebilir bir portföye nasıl çevireceğinizi yurtdışı müşteri portföyü oluşturma rehberinde anlattık.
Sık yapılan hatalar
- Doğrulama aracını firma kontrolü sanmak. Araç adresin çalıştığını söyler; firmanın alıcı olduğunu söylemez. Geçerli bir adres, rakip bir üreticiye ait olabilir.
- Ürün grubu koduna güvenmek. Aynı fasılda çok farklı ürünler vardır. Firmanın bugün ne sattığını sitesinden kontrol edin.
- Geri dönenleri tekrar denemek. Kalıcı geri dönen adrese ikinci gönderim, itibarı ikinci kez düşürür.
- Ayıklamayı bir kez yapmak. Her gönderim dalgasından önce adresleri, her ay firmaları yeniden kontrol edin.
Outfound bu işi nasıl yapar?
Outfound size hazır liste vermez; her aramada firmaları güncel web kaynaklarından bulur ve her adayın bugünkü sitesini okur. Rakip üretici, aracı ya da alakasız ürün grubu gibi uymayan firmaları nedenini yazarak eler; uyanları gerekçesi ve dayandığı sayfanın bağlantısıyla listeler. Uygun firmada karar vericiyi bulur ve e-posta adresini size sunmadan önce doğrular. Gönderim, ana alan adınızdan ayrı, SPF, DKIM ve DMARC ayarları yapılmış ve kademeli ısındırılan bir alan adından yapılır.
Kaynakların karşılaştırması için ihracatta müşteri bulma yöntemleri rehberine, gümrük kaydı listelerinin sınırları için gümrük verisi mi, alıcı araştırması mı karşılaştırmasına, yöntemin tamamı için yurtdışı müşteri bulma sayfasına bakın.
Son güncelleme: · Hazırlayan: Tolga Tatar