Yurtdışı müşteri portföyü, ürününüzü alabilecek yabancı firmaların, her biri için "neden alıcımız olabilir" sorusunun cevabıyla, yazacağınız kişiyle ve bugünkü durumla birlikte tutulduğu listedir. Onu kurmak firma adı toplamakla başlamaz. Önce ne sattığınızı alıcının diliyle tarif eder, alıcı türünü ve ülkeyi seçer, segmenti tek cümleye indirirsiniz. Firma toplamak ancak ondan sonra gelir. Aşağıda bu sırayı adım adım, uydurma bir örnek firma üzerinden anlattık.
Rehberin içeriği
- Portföy neyi tutar?
- Ürününüzü alıcının diliyle tarif edin
- Alıcı türünü seçin
- Ülkeyi seçin
- Segmenti bir cümleyle yazın
- Aday firmaları toplayın
- Her adayı sitesinden kontrol edin
- Karar vericiyi bulun
- Portföy tablosunu kurun
- Sık yapılan hatalar
Portföy neyi tutar?
Birlikler, müşavirlikler ya da veri platformlarından gelen ithalatçı listesi size firma adı verir. Portföy ise o adları satış işine çevirir. Her firma için şu dört bilgi yoksa elinizde henüz portföy değil, liste vardır:
- Gerekçe: Firmanın sizden neden alabileceği, tek cümleyle ve dayandığı kaynakla. "Sitesindeki ürün sayfasında İtalyan ve İspanyol markaları satıyor" bir gerekçedir; "sektörde büyük firma" değildir.
- Kişi: Firmada yazacağınız kişi ve görevi.
- Kaynak: Firmayı nereden bulduğunuz. Hem listenin kalitesini ölçmek hem de KVKK aydınlatmasında verinin kaynağını söylemek için gerekir.
- Durum ve sonraki adım: Yazıldı mı, yanıt geldi mi, numune mi istendi; bir sonraki adım ne ve hangi tarihte.
Bu rehber listenin kurulmasını anlatıyor. Elinizde zaten hazır bir liste varsa onu nasıl ayıklayacağınızı ithalatçı listesi ayıklama ve doğrulama rehberinde ayrıca yazdık.
1. Ürününüzü alıcının diliyle tarif edin
İhracatçılar ürünlerini çoğu zaman kendi üretim dilleriyle tarif eder: makine parkı, kapasite, malzeme kalitesi. Alıcı ise ürünü kendi işindeki yeriyle düşünür: "Restoran projelerinde tezgâh tedarikçim", "özel markalı raf ürünüm", "hattımda kullandığım yarı mamul". Portföyü kurmadan önce şu soruları yazılı cevaplayın:
- Ürün ne işe yarıyor, kimin işinde? Son kullanıcı mı alıyor, yoksa başka bir ürünün parçası mı oluyor?
- GTİP kodu ne? İlk 6 hane (HS kodu) bütün dünyada aynıdır ve pazar verisine bu kodla bakarsınız. Kodunuzu bilmiyorsanız Ticaret Bakanlığı'nın tarife sistemi TARA'da ürün adıyla arayabilirsiniz.
- Hangi belgeleriniz var? CE, ISO, helal, organik, gıda güvenliği sertifikaları gibi. Bazı alıcı türleri belgesiz tedarikçiyle hiç konuşmaz.
- Asgari sipariş ve kapasite ne? Konteyner bazında mı, palet bazında mı satıyorsunuz? Bu, büyük zincirle mi küçük distribütörle mi çalışabileceğinizi belirler.
- Bugünkü müşterileriniz kim? Yurtiçinde ya da yurtdışında en memnun beş müşterinizin ortak özelliği, portföyün ilk taslağıdır.
2. Alıcı türünü seçin
"İthalatçı" tek bir firma türü değildir. Aynı ürünü distribütör, özel marka alıcısı, üretici ya da proje firması farklı sebeplerle alır ve her biri farklı bir ilk e-posta ister. Türleri ithalatçı bulma sayfasında tanımladık; burada önemli olan, her türü sitesinden nasıl tanıyacağınız:
| Alıcı türü | Sizden bekledikleri | Sitesinde ne görürsünüz |
|---|---|---|
| Distribütör, toptancı | Düzenli stok, bayi fiyatı, bölge koşulu, satış desteği | Marka listesi, "exclusive distributor" ifadesi, bayi girişi, depo bilgisi |
| Özel marka alıcısı | Kendi ambalajı, şartnameye uygun üretim, belge | Kendi markalı ürün yelpazesi, üretim tesisi görünmez, "private label" sayfası |
| Üretici (ara mal alıcısı) | Teknik uygunluk, sabit kalite, teslim süresi | Üretim hattı, ürününüzün içinde kullanılacağı nihai ürünler, kalite sayfası |
| Perakende zinciri | Hacim, sertifika, lojistik disiplin, fiyat | Mağaza bulucu, "supplier portal" ya da tedarikçi başvuru sayfası |
| Proje, taahhüt firması | Projeye özel ölçü, teslim takvimi, referans | Referans projeler, tamamlanan işlerin fotoğrafları, ihale haberleri |
İlk portföyde tek bir alıcı türüyle başlayın. İki tür seçecekseniz bunları ayrı segment olarak tutun; distribütöre ve proje firmasına aynı e-postayla yazılmaz.
3. Ülkeyi seçin
Ülkeyi histen değil veriden seçin. ITC'nin ücretsiz aracı Trade Map, ürününüzü hangi ülkenin ne kadar aldığını, kimden aldığını ve Türkiye'nin o pazardaki payını gösterir. Adımlarını Trade Map nasıl kullanılır rehberinde gerçek ekranlarla anlattık; pazarları puanlamak için ilk ihracat pazarınızı seçme yazısına bakın.
Portföy açısından ülke seçerken üç şeye ayrıca bakın:
- Seçtiğiniz alıcı türü orada var mı? Bazı pazarlarda ithalatı birkaç büyük ithalatçı yapar, distribütör katmanı incedir. Bazılarında yüzlerce küçük toptancı vardır.
- O dilde yazabiliyor musunuz? Almanya, Fransa ya da Körfez ülkelerinde alıcının dilinde yazılmış ilk e-posta, İngilizce olandan farklı karşılanır. Kültürel farkları kültürler arası soğuk e-posta yazısında topladık.
- Gümrük vergisi ve belge şartı rakiplerinize göre nerede? ITC'nin Market Access Map aracı hedef ülkenin ürününüze uyguladığı vergiyi gösterir.
Başlangıçta bir ya da iki ülke yeterlidir. Ülke sayısını artırmak, portföyü derinleştirmekten genellikle daha az getirir.
4. Segmenti bir cümleyle yazın
Segment, aday firmaları toplarken ve elerken kullanacağınız tarif cümlesidir. Şu kalıbı kullanın:
[Ülke]de, [ürün grubu] satan ya da kullanan, [alıcı türü] olan, [ölçek] büyüklükte ve [işaret] gösteren firmalar.
Uydurma bir örnek: paslanmaz çelik endüstriyel mutfak ekipmanı üreten bir firma için.
- Zayıf segment: "Hollanda'daki restoran ekipmanı firmaları." Bu tarifle bir üreticiyi, bir yedek parça satıcısını ve bir mutfak tasarım ajansını aynı listeye koyarsınız.
- İyi segment: "Hollanda'da otel ve restoran mutfağı kuran, paslanmaz tezgâh ve davlumbazı dışarıdan alan, birden fazla şubesi ya da proje ekibi olan ve referans sayfasında yabancı üretici markası gösteren firmalar."
İyi segment cümlesindeki her parça bir eleme sorusuna dönüşür. "Dışarıdan alıyor mu?", "Proje ekibi var mı?", "Yabancı marka gösteriyor mu?" Bu sorular bir sonraki adımda her firmanın sitesinde cevaplanır.
Aynı ülkede iki farklı alıcı türüne gidecekseniz iki ayrı segment cümlesi yazın. Her segmentin ilk e-postası, teklifi ve takip dili ayrı olacaktır.
5. Aday firmaları toplayın
Segment cümlesini yazdıktan sonra aday firmaları birkaç kaynaktan toplayın: ticaret müşavirliği listeleri, ihracatçı birliklerinin ve odaların sektör listeleri, fuar katılımcı listeleri, sektör derneklerinin üye dizinleri, B2B rehberleri, gümrük verisi platformları ve web araması. Her kaynağın ne verdiğini ve nerede eksik kaldığını ihracatta müşteri bulma yöntemleri rehberinde karşılaştırdık.
Toplarken iki alışkanlık sonradan çok zaman kazandırır:
- Her firmanın yanına kaynağını yazın. Üç ay sonra hangi kaynaktan gelen firmaların yanıt verdiğini görmek, bir sonraki listeyi nereden toplayacağınızı söyler.
- Firmaları web sitesinin alan adıyla kaydedin. Aynı firma farklı listelerde farklı yazılmış olabilir ("Example Foodservice B.V.", "Example Food Service"). Alan adı (örneğin example.com) tekrarları birleştirmenin en güvenilir anahtarıdır.
6. Her adayı sitesinden kontrol edin
Listeye giren her firmanın sitesine bakın ve segment cümlenizdeki soruları cevaplayın. Temel beş soru şunlardır: ürününüzü ya da benzerini satıyor veya kullanıyor mu, kendisi mi üretiyor, yabancı tedarikçiyle çalışıyor mu, hacmi size uyuyor mu ve kime yazmalısınız. Soruların ayrıntısı ithalatçı nasıl doğrulanır bölümünde.
Her firmayı üç durumdan birine koyun:
- Uygun: Gerekçe tek cümleyle yazılabiliyor ve dayandığı sayfa belli.
- Belki: Ürün grubu uyuyor ama alıcı türü ya da ölçek belirsiz. Kısa bir soru e-postasıyla netleşebilir.
- Uymuyor: Rakip üretici, lojistik firması, danışman, kapanmış firma ya da alakasız sektör. Nedenini yazarak çıkarın; aynı firma başka bir listeden tekrar geldiğinde yeniden bakmazsınız.
Bu adım yavaştır ve atlanmaya en açık adımdır. Ama portföyün değeri burada oluşur: yüz adlık ham listeden kırk uygun firma kalması kötü sonuç değildir, doğru sonuçtur.
7. Karar vericiyi bulun
Uygun firmalarda kime yazacağınız, firmanın büyüklüğüne ve alıcı türüne göre değişir:
- Küçük firma (birkaç düzine çalışana kadar): Çoğu zaman genel müdür ya da sahibi. Satın almayı kendisi yapar.
- Orta ölçekli distribütör: Satın alma müdürü ya da ilgili ürün grubunun kategori yöneticisi.
- Üretici: Satın alma ya da tedarik zinciri sorumlusu; teknik üründe ek olarak üretim veya Ar-Ge müdürü.
- Perakende zinciri: Kategori alıcısı. Birçok zincir yeni tedarikçiyi ayrı bir başvuru kanalından kabul eder; önce onu arayın.
Kişiyi firmanın ekip sayfasından ve LinkedIn'den bulun, görevinin güncel olduğunu kontrol edin. Kişi bulamadığınız firmalarda info@ gibi genel adres son çaredir; ne zaman işe yaradığını genel adresler bölümünde anlattık. Adresi kullanmadan önce doğrulayın: geçersiz adreslere giden e-postalar geri döner ve gönderim itibarınızı düşürür.
8. Portföy tablosunu kurun
Tabloyu baştan şu sütunlarla açın. Excel ya da Google E-Tablolar başlangıç için yeterlidir.
| Sütun | Ne yazılır | Uydurma örnek |
|---|---|---|
| Firma ve alan adı | Ticari unvan ve web sitesi | Example Horeca Projects, example.com |
| Ülke ve segment | Hangi segment cümlesine girdiği | Hollanda, otel ve restoran mutfağı kuran proje firmaları |
| Gerekçe ve kaynak | Tek cümle ve sayfa bağlantısı | Referans sayfasında yabancı üretici tezgâhları; example.com/referanslar |
| Kişi ve görev | Ad, unvan, doğrulanmış e-posta | Satın alma müdürü, ad.soyad@example.com |
| Liste kaynağı | Firmayı nereden buldunuz | Fuar katılımcı listesi |
| Durum | Uygun, yazıldı, yanıt, numune, teklif, sipariş, kapandı | Yazıldı |
| Sonraki adım ve tarih | Ne yapılacak, ne zaman | İkinci e-posta, 4 gün sonra |
"Sonraki adım ve tarih" sütunu boş olan satır, unutulmuş satırdır. Haftada bir tabloyu tarihe göre sıralayıp o hafta yapılacakları çıkarın.
9. İlk temas ve takip
Portföy hazır olduğunda ilk e-postayı her firmaya özel yazın: gerekçe sütununa yazdığınız cümle, e-postanın ilk satırının hammaddesidir. Kısa tutun; ideal e-posta uzunluğu yazısında neden 50-125 kelimenin yettiğini, AB alıcısıyla ilk temas yazısında Avrupalı alıcının ilk e-postada neye baktığını anlattık. Takip e-postalarının sırası için dört e-postalık dizi yazısına bakın.
Türkiye'deki firmalara da yazıyorsanız gönderimden önce İYS kaydı ve ret kontrolü gerekir; ad ve soyad içeren iş adreslerinde KVKK aydınlatması da devreye girer. Adımlar İYS ve KVKK ile soğuk e-posta rehberinde. Yurtdışındaki firmalar için hedef ülkenin kuralına bakın.
Sık yapılan hatalar
- Segmentsiz liste toplamak. Tarif cümlesi yoksa eleme de olmaz; liste büyür, yanıt oranı düşer.
- Ülke sayısını erken artırmak. Beş ülkeye yüzeysel yazmak, iki ülkede iyi kontrol edilmiş bir portföyden daha az sonuç verir.
- Kaynağı yazmamak. Hangi listenin işe yaradığını bilemezsiniz ve verinin kaynağını soran kişiye cevap veremezsiniz.
- "Belki"leri "uygun" saymak. Belirsiz firmaya kesin bir teklifle yazmak yerine önce tek bir soru sorun.
- Portföyü bir kez kurup bırakmak. Firmalar kapanır, kişiler görev değiştirir. Yanıt vermeyen ve geri dönen adresleri düzenli ayıklayın.
Outfound bu adımlarda ne yapar?
Outfound, yukarıdaki 5, 6 ve 7. adımları sizin yerinize yapar. Web sitenizden ne sattığınızı okur, tarif ettiğiniz alıcıyı hedef ülkede arar ve her aday firmanın bugünkü sitesini okuyarak uygun olanı gerekçesi ve kaynağıyla, uymayanı nedeniyle listeler. Uygun firmalarda karar vericiyi bulur, e-posta adresini size sunmadan önce doğrular ve ilk e-postayı alıcının dilinde yazar. Ürün tarifini, alıcı türünü, ülkeyi ve son onayı siz verirsiniz.
Yöntemin tamamı yurtdışı müşteri bulma sayfasında. Fuardan gelen bağlantıları portföye nasıl katacağınızı fuar sonrası müşteri takibi rehberinde, yurtiçinde aynı yöntemi B2B müşteri bulma sayfasında anlattık.
Son güncelleme: · Hazırlayan: Tolga Tatar