Fuar sonrası müşteri takibi, standda başlayan görüşmeleri teklif, numune ve siparişe taşıyan iştir. Üç parçası var: fuar günlerinde her görüşmeye kısa bir not düşmek, dönüşte bağlantıları sıcak, ılık ve diğerleri olarak ayırmak ve her gruba kendi takvimiyle, görüşmede konuşulana değinen e-postalar göndermek. Aşağıda bunları bir takvim ve İngilizce e-posta örnekleriyle anlattık. Örneklerdeki firma ve kişiler uydurmadır.
Rehberin içeriği
- Fuar günlerinde: her görüşmeye üç satır not
- Dönüş yolunda: bağlantıları üçe ayırın
- 90 günlük takip takvimi
- E-posta örnekleri
- İkinci ve üçüncü temas
- Standınıza gelmeyen alıcılar
- Fuarın getirisini ölçmek
- Sık yapılan hatalar
Fuar günlerinde: her görüşmeye üç satır not
Takibin kalitesi fuar sırasında aldığınız notla belirlenir. Kartvizit tek başına isim ve adres verir; görüşmede ne konuşulduğunu söylemez. Her görüşmeden sonra kartın arkasına ya da telefona üç satır yazın:
- Ne istedi? Fiyat listesi, katalog, teknik şartname, belge, numune.
- Neyle ilgilendi? Hangi ürün, hangi ölçü ya da kalite, hangi proje ya da sezon.
- Sonraki adım ne? Teklif gönderilecek, numune yollanacak, görüntülü görüşme yapılacak, yeni yıl bütçesinde bakılacak.
Yaka kartlarını tarayan uygulamalar ya da fuarın kendi ziyaretçi tarama sistemi bu notları tutmayı kolaylaştırır. Hangi araç olursa olsun notu aynı akşam, görüşme tazeyken tamamlayın. Her akşam o günün sıcak bağlantıları için e-posta taslağını hazırlamak, dönüşteki yükü yarıya indirir.
Dönüş yolunda: bağlantıları üçe ayırın
Fuardan dönmeden her bağlantıyı üç gruptan birine koyun:
| Grup | Kim | İlk e-postada ne olur |
|---|---|---|
| Sıcak | Teklif, numune ya da belirli bir ürün istedi; alım zamanından söz etti | İstenen belge ya da teklif, net bir sonraki adım |
| Ilık | Gerçek bir ihtiyaç üzerine konuşuldu ama talep ya da tarih yok | Konuşulan konuya değinen kısa not ve tek bir soru |
| Diğerleri | Kart alışverişi, öğrenci, size satış yapmak isteyen tedarikçi, rakip | Alıcı adayı olanlara kısa teşekkür; diğerlerine gerek yok |
Ayırırken bir kontrol daha yapın: kartvizitteki firmanın sitesine bakın. Standda çok ilgili görünen ziyaretçinin firması rakip üretici ya da aracı çıkabilir; kısa bir sohbetin ardından ılık sandığınız firma ise tam aradığınız alıcı türü olabilir. Firmayı sitesinden nasıl değerlendireceğinizi ithalatçı nasıl doğrulanır bölümünde anlattık.
Ayrımı yaptıktan sonra bağlantıları portföy tablonuza ekleyin: firma, kişi, kaynak olarak fuarın adı, görüşme notu, durum ve sonraki adımın tarihi. Tablonun sütunları yurtdışı müşteri portföyü rehberinde.
90 günlük takip takvimi
Aşağıdaki takvim bir öneridir; sektörünüzün satın alma döngüsüne göre uzatın ya da kısaltın. Önemli olan her bağlantının bir sonraki adımının ve tarihinin belli olmasıdır.
| Zaman | Sıcak | Ilık | Diğerleri (alıcı adayı) |
|---|---|---|---|
| Fuar günleri | Görüşme notu, akşam taslak | Görüşme notu | Kartı ayır |
| 1-2. iş günü | Teşekkür ve istenen belge | Konuşulana değinen not ve tek soru | Kısa teşekkür |
| 1. hafta | Yazılı teklif | Yanıt beklenir | Yanıt beklenir |
| 2. hafta | Teklif üzerine görüntülü görüşme | İkinci e-posta: yeni bir bilgi | Yanıt beklenir |
| 3-4. hafta | Numune gönderimi ve deneme planı | Görüşme önerisi | İkinci e-posta |
| 6-8. hafta | Numune sonucu görüşmesi, gerekirse ziyaret | Son e-posta, yanıt yoksa dizi durur | Son e-posta, yanıt yoksa dizi durur |
| 90. gün | Sipariş, deneme siparişi ya da kayıp nedeni | Yanıt verenler sıcağa geçer | Bir sonraki fuar öncesi listeye alınır |
Dizi durduğunda bağlantıyı silmeyin. Bir sonraki fuardan önce ya da yeni bir ürün çıkardığınızda tekrar yazmak için "ileride" durumuna alın.
E-posta örnekleri
Aşağıdaki örnekler İngilizcedir, çünkü fuarda tanıştığınız alıcıların çoğuna bu dilde yazacaksınız. Alıcının dili Almanca, Fransızca ya da Arapçaysa ve o dilde yazabiliyorsanız onu tercih edin. Örnekleri kopyalamayın; yapısını alın ve her birini kendi görüşme notunuzdan yeniden yazın.
1. Sıcak: istenen belgeyle teşekkür
Subject: Price list for the 60 cm griddle units, as discussed at the fair
Dear Ms. Example,
Thank you for stopping by our stand on Wednesday. You asked about the 60 cm stainless griddle units for your two new restaurant projects, so I have attached our price list and the technical sheet for that series.
You mentioned that the first project opens in spring. If it helps, I can prepare a quotation for both kitchens once you share the quantities.
Would a 20-minute call next Tuesday or Wednesday suit you to go through it?
Best regards,
Ahmet Örnek
Export Manager, Example Kitchen Equipment
ahmet@example.com
Neden işe yarar: ilk satır görüşmenin gününü ve konuşulan ürünü söylüyor; istenen belge ekte; alıcının kendi söylediği bilgiye (iki proje, bahar açılışı) değiniyor ve tek, kolay bir sonraki adım öneriyor.
2. Ilık: konuşulana değinen not ve tek soru
Subject: Your question about delivery to Rotterdam
Dear Mr. Sample,
We spoke briefly at our stand about your supplier for stainless work tables. You asked how long delivery to Rotterdam takes; for our standard range it is usually a matter of weeks rather than months, and I can confirm exact timing for a specific order.
One question so I can send you something useful: do you mainly buy standard sizes from stock, or made-to-measure tables for each project?
Kind regards,
Ayşe Örnek
Example Kitchen Equipment
Neden işe yarar: teklif dayatmıyor, alıcının sorduğu soruya cevap veriyor ve tek bir soruyla bir sonraki e-postanın içeriğini alıcının belirlemesini sağlıyor. Teslim süresini belirsiz bıraktık; kendi e-postanızda gerçek sürenizi yazın.
3. Diğerleri: kısa teşekkür
Subject: Nice to meet you at the fair
Dear Mr. Demo,
Thank you for taking our card at the fair. In case it is useful later, our catalogue for commercial kitchen equipment is here: example.com/catalogue.
If you would rather not hear from us again, just reply and let me know.
Best regards,
Ahmet Örnek, Example Kitchen Equipment
Neden işe yarar: kısa, tek bağlantılı ve kolay bir ret yolu sunuyor. Bu gruba uzun bir şirket tanıtımı göndermek, okunmayan bir e-posta daha demektir.
Son e-posta: diziyi kapatmak
Ilık ya da diğer gruptan yanıt gelmediyse son e-postayı kısa tutun ve kapıyı açık bırakın: "Şu an doğru zaman değilse sorun değil; yeni yıl koleksiyonumuzu çıkardığımızda size kısa bir not göndereyim mi?" Neden işe yaradığını veda e-postasının gücü yazısında anlattık.
İkinci ve üçüncü temas: yeni bir şey götürün
"Önceki e-postamı gördünüz mü?" diye başlayan takip, alıcıya yeni bir şey vermez. Her takipte yeni bir bilgi götürün:
- Teklif: Alıcının verdiği miktar ve şartlara göre hazırlanmış, teslim şekli (FOB, CIF, FCA gibi) ve geçerlilik tarihi yazılı bir teklif. Teklif ve proformada olması gereken alanları ihracatta fiyat teklifi ve proforma rehberinde anlattık.
- Numune: Hangi ürünün, hangi testi için gönderildiğini ve sonucunu ne zaman konuşacağınızı belirten numune gönderimi. İlk numune ve ilk teklif yazısında bu adımı ayrıntılı anlattık.
- Kanıt: Alıcının sorduğu belgeyi, aynı ülkedeki bir referans projeyi ya da üretimden kısa bir videoyu paylaşmak.
- Görüşme: Görüntülü görüşme ya da fabrika ziyareti daveti. Sıcak bağlantıda fuardan sonraki ilk ay içinde önermek doğaldır.
E-postaları kısa tutun: ideal e-posta uzunluğu takip e-postaları için de geçerlidir. İlk temas, takip, teklif, numune ve kapanış için daha fazla örnek İngilizce ihracat e-postası örnekleri rehberinde.
Standınıza gelmeyen alıcılar
Fuar yalnız standa gelenlerle sınırlı değildir. Aynı fuarın katılımcı listesi ve salon planı, sizin alıcı türünüze uyan firmaları gösterir: sizin ürün grubunuzu satan distribütörler, ürününüzü kendi ürününde kullanan üreticiler. Çoğu fuar katılımcı listesini sitesinde yayınlar.
- Listeyi ayıklayın. Katılımcıların çoğu satıcıdır ve bir kısmı rakibinizdir. Her firmanın sitesine bakıp gerçekten alıcı olanları ayırın. Yöntemi ithalatçı listesi ayıklama rehberinde anlattık.
- Dürüst yazın. Tanışmadığınız birine "fuarda tanıştığımız gibi" diye başlamayın. "İkimiz de bu yıl aynı fuardaydık" doğruysa yazılabilir; asıl açılış, firmanın sitesinde gördüğünüz ve ürününüzle bağını kuran bilgidir.
- Fuar öncesini de kullanın. Bir sonraki fuardan iki üç hafta önce bu listedeki uygun firmalara yazıp stand numaranızı vermek, standda görüşme ayarlamanın en kolay yoludur.
Yasal not
Kartvizitteki ad ve soyad içeren e-posta adresi kişisel veridir. Türkiye'deki firmalara yazıyorsanız İYS kaydı ve ret kontrolü gerekir, ret talebi en geç 3 iş günü içinde uygulanır; KVKK gereği verinin nereden elde edildiğini ilk iletişimde söylemeniz gerekir. Yurtdışındaki alıcılar için o ülkenin kuralı geçerlidir. Adımlar İYS ve KVKK ile soğuk e-posta rehberinde.
Fuarın getirisini ölçmek
Toplanan kartvizit sayısı fuarın başarısını göstermez. 90. günde şu sayılara bakın ve bir sonraki fuar kararını bunlarla verin:
- Sıcak ve ılık bağlantı sayısı
- Gönderilen teklif ve numune sayısı
- Yapılan görüşme ve ziyaret sayısı
- Gelen deneme siparişi ve sipariş tutarı
- Fuarın toplam maliyetinin (stand, yol, konaklama, numune) teklif talebi başına düşen kısmı
Aynı tabloyu her fuar için tutarsanız hangi fuarın, hangi salonun ve hangi ülkenin size alıcı getirdiğini birkaç fuar sonra açıkça görürsünüz.
Sık yapılan hatalar
- Herkese aynı e-posta. Toplu "standımızı ziyaret ettiğiniz için teşekkürler" e-postası, görüşmenizi hatırlatmaz.
- Geç kalmak. Fuardan iki hafta sonra gelen ilk e-posta, alıcının başka tedarikçilerle konuşmaya başladığı zamana denk gelir.
- Sözü tutmamak. "Fiyatı yarın gönderirim" dediyseniz yarın gönderin. Verilen sözün tarihi takvimin kendisidir.
- Kartları ayırmamak. Öğrenciye, rakibe ve gerçek alıcıya aynı ilgiyi göstermek, gerçek alıcıya ayıracağınız zamanı azaltır.
- Diziyi hiç bitirmemek ya da hiç başlatmamak. Tek e-postada bırakmak da, yanıt vermeyen birine aylarca yazmak da sonuç getirmez.
Outfound bu işin neresinde?
Standda tanıştığınız alıcıyla takibi siz yürütürsünüz; o ilişkiyi hiçbir araç sizin yerinize kurmaz. Outfound fuarın diğer yarısında işe yarar: standınıza gelmeyen ama tarif ettiğiniz alıcıya uyan firmaları hedef ülkede bulur, her birinin sitesini okuyup neden uygun olduğunu kaynağıyla gösterir, karar vericinin doğrulanmış adresini bulur ve ilk e-postayı alıcının dilinde yazar. Bunu fuardan önce yaparsanız standa görüşmeyle gidersiniz; sonra yaparsanız fuarda tanışamadığınız alıcılara ulaşırsınız.
Fuardan sonraki ilk iki haftanın neden belirleyici olduğunu fuardan sonra yazısında daha kısa anlattık. Fuar dışındaki kaynaklar için ihracatta müşteri bulma yöntemleri rehberine, yöntemin tamamı için yurtdışı müşteri bulma sayfasına bakın.
Son güncelleme: · Hazırlayan: Tolga Tatar